Mit der digitalen Archivierung entscheiden Sie sich für die Vereinfachung Ihrer Datenhaltung und den schnellen und einfachen Zugriff auf Informationen. Da die digitale Archivierung oft auch der Start oder die Basis für ein zukünftiges Dokumentenmanagement oder Enterprise Content Management-System darstellt, ist es umso wichtiger, hier ein solides aber auch erweiterbares Fundament zu legen.
Die Software e-das zählt seit mehr als 30 Jahren zu den leistungsstärksten Produkten und bietet Ihnen eine überaus bewährte wie flexible Plattform für Ihre digitale Archivierung. Die benutzerfreundliche Software stellt nicht nur ein optimales Archiv-System, sondern kann auch als Archivierungs-Tool in alternative Anwendungen integriert werden und so als Daten-Manager dienen.
3-2-1: StartEinfache Datenintegration und -Strukturierung
Damit Ihre Dokumente automatisiert am richtigen digitalen Platz landen und Sie Ihre Daten zügig und bequem einladen können, ist die Scan-Vorbereitung einer der wichtigsten Arbeitsschritte. Vorbereitend führen Sie die Profis von IBYKUS in den für Sie passenden Vorgang und die optimale Strukturierung ein. So können Sie sehr schnell über leistungsstarke Scanner wahre Aktenberge einladen und bestehende Daten übernehmen, die noch dazu strukturiert und mit automatischer Indexierung in der vorbereiteten Datenbank gespeichert werden.
- Sie beschleunigen Ihre Scan- und Arbeitsprozesse.
- Über eine strukturierte Indexierung sorgen Sie für eine einheitliche Informationsplattform.
- Datenkonsistenz: jedes Dokument ist nur einmal in der Datenbank vorhanden und wird mit anderen Objekten verknüpft.
- Der Verlauf/die Wege der Dokumente sind jederzeit nachvollziehbar.
e-das ist eine höchst skalierbare Lösung: der perfekte Einstieg für kleine Unternehmen und das leistungsstarke Tool für große Unternehmen, das bis zu 2.000 Dokumente gleichzeitig lädt.
Unterstützung verschiedener Indizierungs- und Recherche-Strategien
Die digitale Archivierung soll nicht einfach Papier sparen, sondern spürbar Prozesse optimieren und beschleunigen. Dies wird dann realisiert, wenn Sie einen besseren Überblick über Ihre Dokumente erhalten, Ihre Mitarbeiter auf geordnete und übersichtliche Daten zugreifen können, doppelte Datenhaltung entfällt und auch die Verteilung und Sicherung Ihrer Daten vereinfacht wird. Mit e-das gelebte Realität!
- Schnellerer Informationszugriff
- Wegfall von Verteilerkopien
- Fehlerminimierung
- Eklatante Reduzierung von Such- und Ablagezeiten
- Gleichzeitiger Zugriff verschiedener Personen auf dieselben Informationen
- Bessere Nachvollziehbarkeit von Dokumenten und Vorgängen
Als leistungsfähiges digitales Archivierungssystem ist e-das auch in bestehende Systeme integrierbar, um im Hintergrund Daten zu managen. Wie beispielsweise zur Verwaltung unzähliger Kontenbewegungen im Online-Banking oder zur umfassenden Bestell- und Auftragsabwicklung einer Handelsorganisation.
Scannen und Archivieren nach BSI
Eine Besonderheit von e-das ist die zertifizierte elektronische Aktenarchivierung nach Vorgaben des BSI (Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik) und gemäß der dafür entwickelten technischen Richtlinie TR-03138 (Resiscan). Der klar definierte Workflow wird verfolgt, kontrolliert und protokolliert. Keine Akte kann auf dem Weg zur elektronischen Archivierung verloren gehen.
e-das wird seit Jahren in zahlreichen Behörden der deutschen Justiz eingesetzt. Höchste Ansprüche an Datenintegrität, Sicherheit und Stabilität sind Voraussetzung dafür, eine Software in diesem sensiblen Bereich zu implementieren.
Sichere Verfügbarkeit über längere Zeiträume
Über die Hybrid-Archivierung (digital und analog) erhalten Sie mit e-das sogar die zertifizierte Sicherheit für Ihre Dokumente und Akten. Diese hybride Archivierung funktioniert auch heute noch über Microfilm. Beim Rückgriff kann der Bediener wählen, ob er die digitale Akte einsehen möchte - sofort von der Datenbank -, oder ob er für die Rechtsicherheit den Rückgriff auf die analogen Bilder vom Mikrofilm bevorzugt. Auch hier wird der komplette Workflow lückenlos kontrolliert und protokolliert. Kein Bild kann verloren gehen!
- Verbesserte Controllingmöglichkeiten
- Verbesserte Dokumentensicherheit
- Einsparung von Archivräumen
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
2000 Dokumente
5000 User gleichzeitig
20 Mrd. Dokumente
Übergreifende Verwaltung
Mit e-das lassen sich Ihre Dokumente nicht nur übersichtlich und strukturiert verwalten, Sie können zudem 2.000 Dokumente gleichzeitig einladen, mehr als 5.000 gleichzeitige Nutzer aktivieren und bis zu 20 Milliarden Dokumente im System speichern. Bequem, sicher und leistungsstark.
- Schnellerer Informationszugriff
- Beschleunigung der Arbeitsprozesse
- Einheitliche Informationsplattform ohne Medienbrüche
- Kostenreduktion bei wachsendem Geschäftsvolumen
e-das wird bereits an mehr als 4.000 Arbeitsstationen bei Unternehmen, Institutionen und Behörden in mehr als 10 Ländern eingesetzt. Unsere Mitarbeiter wissen, welche Fragen sie stellen müssen, um mit e-das für Ihre speziellen Anforderungen digitale Archivierung zu einem langfristigen Erfolg zu führen. Nutzen auch Sie diese umfangreiche Expertise. Erfahren Sie über unsere Erst-Beratung, welche Aktenablage und welche Art von Dokumentenfluss für Ihr Unternehmen Sinn machen würde.
Ihr Vorteil mit e-das: die benutzerfreundliche Software stellt nicht nur ein optimales Archiv-System, sondern kann auch als Archivierungs-Tool in alternative Anwendungen integriert werden und so als Daten-Manager dienen.