Jeder Ausdruck ist nach geltender Rechtsmeinung eine Kopie. Das heißt, dass papierne Originale grundlegend vorgehalten werden müssten. Auf dem Weg zur digitalen öffentlichen Verwaltung musste also eine rechtskonforme Lösung zur Digitalisierung gefunden werden. Das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik hat mit der Technischen Richtlinie für rechtssicheres Scannen TR-Resiscan eine elementare Vorgabe herausgegeben.
Konzeptionell, technische wie organisatorisch müssen bestimmte Richtlinien eingehalten werden, um Dokumente rechtssicher zu digitalisieren. Jeder Arbeitsschritt, beginnend mit dem Einscannen der Akten bis zur finalen elektronischen Archivierung und Freigabe zur Vernichtung der Original-Akte, wird über einen integrierten Workflow überwacht. Dabei gilt TR-Resiscan nicht nur für die öffentliche Hand, sondern wird vor allem im Lichte des Datenschutzes und des Enterprise Content Managements auch für den Mittelstand immer wichtiger. Denn Schritt für Schritt wird auch die Langzeitarchivierung digitalisiert – was in jedem Fall Aufwand reduziert und hohes Einsparpotenzial birgt.
Umsetzung gemäß TR-Resiscan nach BSI:
e-das arbeitet nach den zertifizierten Vorgaben gemäß TR-Resiscan nach BSI. Der Scanprozess entspricht dem gesetzlich geforderten Stand der Technik (EGovG). Mit TR-Resiscan wird die Rechtssicherheit im Bereich des ersetzenden Scannes erhöht. Das "ersetzende Scannen" umfasst den Vorgang des elektronischen Erfassens, Weiterverarbeitens, der Aufbewahrung der digitalen Daten, wie auch der Vernichtung des papiergebundenen Originals.
Digitalisieren mit geforderten Transfervermerken
Sämtliche Dokumente werden mit dem nach § 55 b VwGO geforderten Transfervermerk digitalisiert; also mit Information über das Ersteller-Scanprodukt, das technische und organisatorische Umfeld beim Erfassungsvorgang, etwaige Auffälligkeiten während des Scanprozesses, dem Zeitpunkt der Erfassung, dem Ergebnis der QS, sowie zusätzliche Index-, Metadaten, Sicherungsdaten und Protokolldaten.
Keine Akte kann auf ihrem Weg verloren gehen
Nach dem Vorgang der Registrierung und sicheren elektronischen Archivierung wird der strenge Prozess der anschließenden Löschverfügung durchlaufen. Alle Vorgänge werden sicher und zertifiziert nach Vorgaben des BSI und der Richtlinie TR-03138 (Resiscan) durchgeführt. Erst, wenn die finale elektronische Archivierung mit Duplikat auf dem Backup-Medium erfolgreich stattgefunden hat, gibt der Workflow die Original-Akte zur Vernichtung frei.
Dieser Workflow kann mit e-das individuell konfiguriert werden. Beispielsweise mit Zwischenprotokollen und einem speziellen Monitoring. Dabei können die jeweiligen Arbeitsschritte, wie auch der Zustand des Gesamtsystems anzeigt werden. Selbst unterschiedliche Scan-Stellen lassen sich zentral als auch dezentral anschließen und bedienen. So wurde zum Beispiel auch das Land Hessen mit 14 externen Scan-Stellen (Amtsgerichte, Landgerichte, Sozialgerichte, Verwaltungsgerichte, etc.) angeschlossen. Hier werden Justiz-Akten eingescannt und mittels automatischer e-das-Transfer-Services an die zentrale Aktenarchivierung ins zentrale Rechenzentrum übermittelt. Diese können nach strengen Zugriffsberechtigungen an bis zu 600 angeschlossenen Arbeitsstationen abgerufen werden. Für den Fall Dienststellenübergreifender Aktenabrufe ist ein entsprechendes Genehmigungsverfahren eingerichtet.
Mit e-das setzen Sie auf eine bewährte und sichere Lösung
e-das zählt seit Jahren in der Justiz zu einer der bedeutendsten Lösungen im Bereich der Langzeitarchivierung. Abgesehen von allen vorteilhaften Features der Software bringen wir Ihre Unterlagen in jeder Hinsicht rechtssicher, nachvollziehbar und strukturiert in die digitale Form.
- Zum Scannen setzen wir die bewährten Scanner von Kodak Alaris ein, die durch die Hard- und Softwareseitig eingebaute Perfect Page Bildverarbeitungstechnologie für die perfekte Umsetzung in elektronische Form sorgen - ohne Informationsverlust.
- Die mit e-das Justiz eArchiv nachgeschalteten Prozesse sorgen für die so wichtige erforderliche 4-Augen Qualitätssicherung.
- Transfervermerke stellen sicher, dass alle Daten registriert und verarbeitet wurden.
- e-das bietet für alle Arten der Langzeitarchivierung (für unterschiedliche gesetzliche Aufbewahrungsfristen) eine gesicherte Methode. Mit e-das können die unterschiedlichsten Speichereinheiten angeschlossen werden, inklusive zusätzlicher Sicherung auf Mikrofilm. Zudem können mit dem in e-das integriertem e-das Lifecycle Management die Laufzeiten der zu speichernden Akten individuell verwaltet werden.
Mit e-das minimieren Sie bei Ihrer Digitalisierung den Beweiswertverlust und gewährleisten höchstmögliche Beweissicherheit. Zusätzlich zur rechtskonformen Digitalisierung bietet das Dokumentenmanagement- und Archivierungs-System e-das eine strukturierte und intuitive Plattform zur vollständigen Aktenführung.